Khi ký kết hợp đồng tư vấn xây dựng, các bên cần phải nghiên cứu các quy định của pháp luật về hợp đồng tư vấn, cần chú ý có đầy đủ hồ sơ để tư vấn. Bài viết này sẽ cung cấp cho quý khách thành phần hồ sơ tư vấn trong hoạt động xây dựng cũng như điều khoản về trao đổi thông tin giữa các bên.
1. Cơ sở pháp lý
– Luật xây dựng 2014
– Luật đấu thầu 2013
– Nghị định 37/2015/NĐ-CP hướng dẫn về hợp đồng xây dựng
– Thông tư 08/2016/TT-BXD hướng dẫn về hợp đồng tư vấn xây dựng do Bộ trưởng Bộ Xây dựng ban hành.
– Thông tư 01/2015/TT-BKHĐT quy định chi tiết lập Hồ sơ mời quan tâm, Hồ sơ mời thầu, Hồ sơ yêu cầu dịch vụ tư vấn do Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành:
– Nghị định 63/2014/NĐ-CP hướng dẫn Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu về Đánh giá hồ sơ dự thầu
2. Nội dung
2.1. Điều khoản về hồ sơ tư vấn
Dưới đây là điều khoản mẫu cho quý khách hàng tham khảo:
Điều 2. Hồ sơ Hợp đồng tư vấn xây dựng và thứ tự ưu tiên
- Hồ sơ Hợp đồng bao gồm hợp đồng tư vấn xây dựng và các tài liệu tại khoản 2 dưới đây.
- Các tài liệu kèm theo Hợp đồng là bộ phận không tách rời của Hợp đồng tư vấn xây dựng. Các tài liệu kèm theo Hợp đồng và thứ tự ưu tiên để xử lý mâu thuẫn giữa các tài liệu bao gồm:
a) Văn bản thông, báo trúng thầu hoặc chỉ định thầu;
b) Điều kiện cụ thể của hợp đồng hoặc Điều khoản tham chiếu đối với hợp đồng tư vấn xây dựng;
c) Điều kiện chung của hợp đồng;
d) Hồ sơ mời thầu hoặc hồ sơ yêu cầu của bên giao thầu;
đ) Các bản vẽ thiết kế và các chỉ dẫn kỹ thuật;
e) Hồ sơ dự thầu hoặc hồ sơ đề xuất của bên nhận thầu;
g) Biên bản đàm phán hợp đồng, văn bản sửa đổi, bổ sung hợp đồng;
h) Các phụ lục của hợp đồng;
i) Các tài liệu khác có liên quan.
2. Thứ tự ưu tiên áp dụng các tài liệu kèm theo hợp đồng xây dựng áp dụng theo thứ tự quy định tại khoản 2 Điều này.
+ Văn bản thông báo trúng thầu:
Đối với “văn bản thông, báo trúng thầu hoặc chỉ định thầu” thì đây là loại văn bản rất quan trọng bởi vì sau khi tham gia dự thầu. Bên tổ chức dự thầu sẽ thông báo kết lựa chọn nhà thầu trong vòng 05 ngày kể từ ngày kết quả nhà thầu được phê duyệt tại điểm n, khoản 1, điều 12 của luật đấu thầu.
Theo quy định tại Mục 32 của Thông tư 01/2015/TT-BKHĐT quy định chi tiết lập Hồ sơ mời quan tâm, Hồ sơ mời thầu, Hồ sơ yêu cầu dịch vụ tư vấn do Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành:
Mục 32. Thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu
- Sau khi có quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, bên mời thầu đăng tải thông tin về kết quả lựa chọn nhà thầu lên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia hoặc Báo đấu thầu, đồng thời gửi văn bản thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu tới các nhà thầu tham dự thầu (bao gồm cả nhà thầu trúng thầu và nhà thầu không trúng thầu). Nội dung thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu bao gồm:
a) Tên nhà thầu trúng thầu;
b) Giá trúng thầu;
c) Loại hợp đồng;
d) Thời gian thực hiện hợp đồng;
đ) Các nội dung cần lưu ý (nếu có);
e) Danh sách nhà thầu không được lựa chọn và tóm tắt lý do không được lựa chọn của từng nhà thầu;
g) Kế hoạch hoàn thiện, ký kết hợp đồng với nhà thầu được lựa chọn.
2. Bên mời thầu gửi thông báo trúng thầu bằng văn bản đến nhà thầu trúng thầu kèm theo dự thảo hợp đồng theo Mẫu hợp đồng tại Chương VI đã được ghi các thông tin cụ thể của gói thầu và kế hoạch hoàn thiện hợp đồng, trong đó nêu rõ thời gian, địa điểm và những vấn đề cần trao đổi khi hoàn thiện hợp đồng.
+ Bản thảo hợp đồng: Sau khi nhận được văn bản trúng thầu thì nhà thầu sẽ được bên chủ đầu tư gửi một thời gian nhất định để đề nghị đến và thương thảo hợp đồng, thông thường thì sẽ không quá 07 ngày làm việc. Có thể chủ đầu tư sẽ gửi kèm dự thảo hợp đồng cùng với văn bản trúng thầu để cho bên nhà thầu xem xét trước khi đến để tham gia ký kết.
+ Bản vẽ chi tiết và kỹ thuật: Các bản vẽ chi tiết và kỹ thuật là yếu tố không thể thiếu của hồ sơ tư vấn. Thể hiện trình độ chuyên môn của nhà thầu tư vấn cũng như phát họa chi tiết sản phẩm xây dựng cuối cùng.
+ Hồ sơ mời thầu:
HỒ SƠ MỜI THẦU MẪU
+ Hồ sơ dự thầu hoặc hồ sơ đề xuất của bên nhận thầu: Quy định tại Điều 18 của Nghị định 63/2014/NĐ-CP hướng dẫn Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu về Đánh giá hồ sơ dự thầu:
Các thành phần của hồ sơ dự thầu, bao gồm: Đơn dự thầu, thỏa thuận liên danh (nếu có), giấy ủy quyền ký đơn dự thầu (nếu có); bảo đảm dự thầu; các tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ; tài liệu chứng minh năng lực và kinh nghiệm; đề xuất về kỹ thuật; đề xuất về tài chính và các thành phần khác thuộc hồ sơ dự thầu;
– Hồ sơ dự thầu của nhà thầu được đánh giá là hợp lệ khi đáp ứng đầy đủ các nội dung sau đây:
- Có bản gốc hồ sơ dự thầu;
- Có đơn dự thầu được đại diện hợp pháp của nhà thầu ký tên, đóng dấu (nếu có) theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu; thời gian thực hiện gói thầu nêu trong đơn dự thầu phải phù hợp với đề xuất về kỹ thuật; giá dự thầu ghi trong đơn dự thầu phải cụ thể, cố định bằng số, bằng chữ và phải phù hợp, logic với tổng giá dự thầu ghi trong biểu giá tổng hợp, không đề xuất các giá dự thầu khác nhau hoặc có kèm theo điều kiện gây bất lợi cho chủ đầu tư, bên mời thầu. Đối với nhà thầu liên danh, đơn dự thầu phải do đại diện hợp pháp của từng thành viên liên danh ký tên, đóng dấu (nếu có) hoặc thành viên đứng đầu liên danh thay mặt liên danh ký đơn dự thầu theo phân công trách nhiệm trong văn bản thỏa thuận liên danh;
- Hiệu lực của hồ sơ dự thầu đáp ứng yêu cầu theo quy định trong hồ sơ mời thầu;
- Có bảo đảm dự thầu với giá trị và thời hạn hiệu lực đáp ứng yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Đối với trường hợp quy định bảo đảm dự thầu theo hình thức nộp thư bảo lãnh thì thư bảo lãnh phải được đại diện hợp pháp của tổ chức tín dụng hoặc chi nhánh ngân hàng nước ngoài được thành lập theo pháp luật Việt Nam ký tên với giá trị và thời hạn hiệu lực, đơn vị thụ hưởng theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu;
- Không có tên trong hai hoặc nhiều hồ sơ dự thầu với tư cách là nhà thầu chính (nhà thầu độc lập hoặc thành viên trong liên danh);
- Có thỏa thuận liên danh được đại diện hợp pháp của từng thành viên liên danh ký tên, đóng dấu (nếu có);
- Nhà thầu không đang trong thời gian bị cấm tham gia hoạt động đấu thầu theo quy định của pháp luật về đấu thầu;
- Nhà thầu bảo đảm tư cách hợp lệ theo quy định tại Khoản 1 Điều 5 của Luật Đấu thầu.
+ Để tránh trường hợp các bên đã mất thời gian để thương thảo hợp đồng nhưng về sau lại có một bên đổi ý thì các bên cần phải ghi nhận lại nội dung thương thảo bằng văn bản.
+ Phụ lục hợp đồng: Phụ lục nhằm làm rõ các điều khoản trong hợp đồng, ví dụ như giải thích chi tiết nội dung trong bản vẽ kỹ thuật, tư vấn chi phí dự tính cho nhà đầu tư. Thực ra so với các loại hợp đồng khác thì phụ lục hợp đồng xây dựng là rất quan trọng. Thế nên, các bên không nên bỏ qua chi tiết của phụ lục hợp đồng.
Như vậy, nội dung của hợp đồng tư vấn xây dựng cần phải có quy định về các loại giấy tờ có trong hồ sơ hợp đồng tư vấn. Hồ sơ cần có văn bản trúng thầu, hồ sơ dự thầu của nhà thầu trúng tuyển, hợp đồng cũng như phụ lục của hợp đồng.
2.2. Điều khoản về trao đổi thông tin
Việc thống nhất trao đổi thông tin là rất quan trọng nên chúng tôi cũng gửi đến quy khách mẫu điều khoản này
Điều 3. Trao đổi thông tin
- Các thông báo, chấp thuận, chứng chỉ, quyết định,… đưa ra phải bằng văn bản và được chuyển đến bên nhận bằng đường bưu điện, bằng fax, hoặc email theo địa chỉ các bên đã quy định trong Hợp đồng.
- Trường hợp bên nào thay đổi địa chỉ liên lạc thì phải thông báo cho bên kia để đảm bảo việc trao đổi thông tin. Nếu bên thay đổi địa chỉ mà không thông báo cho bên kia thì phải chịu mọi hậu quả do việc thay đổi địa chỉ mà không thông báo.
Đối với các loại hợp đồng khác thì các bên thường không ghi nhận về điều khoản này. Tuy nhiên, trong xây dựng thì cũng cần phải có vì để giúp cho các bên có căn cứ tham gia ký kết nhận biết được nghĩa vụ của mình đã được xác lập. Cũng như các bên sẽ tiện để trao đổi thông tin hơn với nhau. Việc quy định rõ như vậy giúp cho các bên xác định được nguồn thông tin sẽ đến từ đâu để chủ động đón bắt và xử lý.
3. Kết Luận
Các bên cần phải ghi nhận trong hợp đồng tư vấn điều khoản về hồ sơ tư vấn và thứ tự ưu tiên để cả hai bên có đầy đủ dự kiện cho việc ký kết hợp đồng. Sẽ bao gồm các nội dung cơ bản như: Văn bản thông, báo trúng thầu hoặc chỉ định thầu, điều kiện cụ thể của hợp đồng hoặc Điều khoản tham chiếu đối với hợp đồng tư vấn xây dựng; hồ sơ mời thầu, các bản vẽ thiết kế và các chỉ dẫn kỹ thuật; các phụ lục của hợp đồng…
Trong đó hợp đồng và các hồ sơ này đều rất quan trọng và không thể thiếu đối với một hồ sơ hợp đồng tư vấn. Đối với các loại hợp đồng khác thì các bên thường không ghi nhận về điều khoản này. Tuy nhiên, trong xây dựng thì cũng cần phải có vì để giúp cho các bên có căn cứ tham gia ký kết nhận biết được nghĩa vụ của mình đã được xác lập. Cũng như các bên sẽ tiện để trao đổi thông tin hơn với nhau. Việc quy định rõ như vậy giúp cho các bên xác định được nguồn thông tin sẽ đến từ đâu để chủ động đón bắt và xử lý. Các nguồn để trao đổi thông tin như: điện thoại, Fax, email.
Trên đây là bài viết điều khoản hồ sơ hợp đồng tư vấn và trao đổi thông tin của hợp đồng tư vấn xây dựng trong chuỗi bài viết về các loại hợp đồng xây dựng của chúng tôi. Cảm ơn quý khách đã tham khảo, Luật Minh Mẫn luôn sẵn sàng tư vấn và thực hiện tư vấn, soạn thảo, dịch và tham gia ký kết hợp đồng cho khách hàng.
